CRM quan trọng như thế nào, và nó có thể mang tới lợi ích cho doanh nghiệp chắc hẳn là điều mà bạn nhiều người đang quan tâm. Bạn đã có CRM, vậy làm thế nào bạn sẽ chăm sóc nó, bảo vệ khoản đầu tư của bạn và đảm bảo hệ thống của bạn luôn ở trạng thái tốt nhất? Hãy đọc bài viết và tìm ra 7 mẹo để làm những điều này nhé.

7 mẹo để đảm bảo CRM của bạn luôn trong trạng thái “đỉnh chóp” (Nguồn ảnh: thenextscoop.com)

Mẹo 1: Hãy bình tĩnh

Bạn đã dành thời gian chuẩn bị cho ngày mà công cụ CRM do bạn toàn quyền sử dụng. Vì vậy, đừng lo lắng vì bạn đã có kinh nghiệm, kiến thức chuyên môn về CRM. Nếu bạn đã khắc phục mọi sự cố hoặc sự cố mà bạn tìm thấy và mọi thứ đều hoạt động tốt thì bạn đã sẵn sàng để sử dụng CRM.

Mẹo 2: Dự án vẫn chưa kết thúc

Dự án thực hiện chính thức có thể đã kết thúc, nhưng thực ra công việc của dự án vẫn tiếp tục. Giai đoạn tiếp theo này là về hợp nhất, đào tạo và phát triển và thêm vào bất kỳ tài liệu hoặc nguồn lực nào. Đây là giai đoạn cuối cùng. Đó là giai đoạn mà công việc của bạn là hỗ trợ những người khác sử dụng hệ thống và để nó trở thành ‘một phần của hoạt động kinh doanh hằng ngày’’, nơi bạn đạt được thành công, lợi ích và sự phát triển.

CRM đòi hỏi sự quan tâm thường xuyên và liên tục (Nguồn ảnh: saaslist.com)

Mẹo 3: Luôn sẵn sàng trợ giúp, giám sát và quản lý

Thay đổi cách chúng ta làm việc không dễ dàng và cần nhiều thời gian, thậm chí chúng ta có thể không nhận ra mình đang làm điều gì đó ‘sai trái’. Đối xử với mọi người khi bạn nhận ra các vấn đề một cách lịch sự và tôn trọng. Hãy dành thời gian để giải thích lý do tại sao điều bạn tìm thấy lại là một vấn đề và tại sao nó cần được giải quyết. Vì không phải ai cũng sẽ nhìn thấy bức tranh lớn tổng thể, họ cần bạn giúp để hiểu được điều đó. Luôn sẵn sàng cung cấp các khóa đào tạo bồi dưỡng, hỗ trợ 1-1, cập nhật nhóm, thảo luận và các phiên họp nhanh. Theo dõi thực sự kỹ lưỡng mọi thứ trong vài tháng đầu tiên để bạn có thể nhảy vào nơi cần giúp khi cần thiết.

Xuất bản các tài liệu tham khảo sẽ giúp mọi người hiểu cách họ có thể nhận được lợi ích từ hệ thống, cũng như tất cả các phần thực tế như cách sử dụng công cụ mới mẻ này. 

Đảm bảo rằng mọi giao thức hoặc quy trình đều được ghi lại và truyền đạt rõ ràng cho người dùng hệ thống để họ có thể tự giúp mình phát triển kiến ​​thức chuyên môn của mình. Bạn có thể đã làm đi làm lại điều này như một phần của giai đoạn triển khai, nhưng sẽ luôn có những tinh chỉnh và cập nhật được yêu cầu.

Mẹo 4: Không ngừng học hỏi

Bối cảnh chúng ta làm việc luôn thay đổi – công nghệ mới, chương trình mới, cơ hội mới. Không phải tất cả những thứ này đều phù hợp với bạn, nhưng điều quan trọng là phải theo dõi các xu hướng, đổi mới và cập nhật đang diễn ra. Tìm một blog mà bạn tin tưởng. Và chỉ cần theo dõi nó thường xuyên. Giữ liên lạc với đối tác triển khai hoặc nhà cung cấp của bạn – một số có thể cung cấp đào tạo hoặc cập nhật liên tục cho khách hàng. Tìm cách cập nhật cái mới, mới mẻ và thú vị để bạn duy trì sự nhiệt tình của mình đối với hệ thống.

Mẹo 5: Hãy là nhà vô địch

Bạn có thể không có gì vấn đề để báo cáo mỗi tháng, nhưng chắc chắn trong vài tháng đầu tiên, bạn nên đảm bảo rằng dự án của mình luôn được đưa vào các cuộc họp. Ban đầu, lý do quan trọng nhất cho việc này là để bạn có thể cảm ơn mọi người đã làm việc chăm chỉ và đóng góp ý kiến ​​cho đến nay. Và sau đó, bạn cũng cần và có thể tiếp tục cung cấp hỗ trợ cho họ.

Tiếp theo là việc phát triển lòng tin, sự tự tin và hiểu sâu hơn về lợi ích của việc sử dụng hệ thống – đó là cơ hội để bạn chia sẻ kết quả và những khác biệt tích cực đang xảy ra trong toàn tổ chức. Chia sẻ kết quả và câu chuyện tích cực của người khác. Đừng để CRM bị lãng quên – nó là một trong những công cụ trung tâm của tổ chức bạn. Tìm cách tận dụng việc sử dụng nó và làm cho nó trở nên thân thiện, thú vị và dễ tiếp cận – thay vì một yêu cầu buồn tẻ.

Đảm bảo rằng bạn cũng có thể mang hệ thống tới cho người dùng mới. Khi một nhân viên mới gia nhập – hoặc ai đó chuyển đến từ một nhóm hoặc khu vực khác của tổ chức – bạn cần hỗ trợ họ sử dụng hệ thống ngay từ đầu. Hãy nghĩ về quy trình giới thiệu từng bước mà bạn có thể thêm vào tất cả các chương trình làm việc của nhân viên mới – kết hợp các phiên hướng dẫn 1:1, quy trình tự học có hướng dẫn sử dụng tất cả tài liệu của bạn và kết hợp các video và slide bạn đã ghi lại, đây là những cách hiệu quả bạn có thể áp dụng . Hãy dành thời gian để tìm hiểu xem cá nhân chủ yếu sẽ sử dụng hệ thống như thế nào và bắt đầu từ đó để giữ cho nó phù hợp với họ.

Mẹo 6: Giữ hệ thống gọn gàng và phù hợp với mục đích

Bạn còn nhớ mớ dữ liệu rối bời mà đáng tiếc bạn đã đánh mất từ trước khi có CRM không?  Tôi nghĩ tất cả chúng ta có thể đồng ý rằng tốt nhất là không nên đánh mất dữ liệu một lần nữa. Nhưng kinh nghiệm cũng cho chúng ta biết rằng những nhiệm vụ quan trọng như chăm sóc dữ liệu của bạn có thể trượt khỏi danh sách ưu tiên khi chúng ta bị phân tâm bởi những thứ mới mẻ, sáng bóng và thú vị khác. Đừng để điều đó xảy ra (một lần nữa) – hãy lập kế hoạch.

Lời khuyên từ chuyên gia của chúng tôi dựa trên nhiều cách triển khai và trải nghiệm của khách hàng là:

– Thường xuyên nhắc nhở nhân viên và cung cấp đào tạo đột xuất về các vấn đề chính (xem mẹo 5)

– Chạy báo cáo thường xuyên để tìm dữ liệu đơn lẻ và trùng lặp (điều này có thể hữu ích với mẹo 3)

– Sử dụng các ứng dụng khử trùng lặp để giúp chọn các bản sao

– Theo dõi việc lưu giữ dữ liệu của bạn – bạn có thể giữ lại những gì sau khi ngừng kinh doanh với khách hàng hoặc bên liên quan? Quản lý quyền của bạn đang hoạt động như thế nào?

– Khi lập kế hoạch lịch trình làm việc của bạn, hãy phân bổ nguồn lực và thời gian để giúp giữ cho dữ liệu sạch sẽ (ngăn ngừa) và giải quyết nó khi các vấn đề được xác định (chữa khỏi).

– Đừng cho rằng dữ liệu được mua từ các cơ quan bên ngoài là đáng tin

– Theo dõi tất cả các nguồn dữ liệu trong toàn tổ chức – có nguồn nào không được đưa vào CRM không? Nếu không, tai sao?

Mẹo 7: Kiểm tra thường xuyên 

Cũng như đôi khi bạn sẽ tìm kiếm lời khuyên y tế nếu có điều gì đó không ổn, bạn có thể làm tương tự với CRM của mình. Nếu bạn gặp sự cố, hãy gọi cho đối tác đã giúp bạn cài đặt nó – bạn có thể đã mua một số hỗ trợ hậu mãi từ họ một cách hợp lý hoặc họ có thể cung cấp dịch vụ này cho bạn trên cơ sở đặc biệt. Chăm sóc sức khỏe là phòng ngừa cũng như chữa bệnh.

Đầu tư vào hệ thống của bạn sẽ giúp duy trì hệ thống hoạt động trơn tru – và nếu bạn không có thời gian hoặc chuyên môn để quản lý nó tại nhà, bạn sẽ cần phải nhận ra và phân bổ một khoản tiền liên tục để tìm kiếm sự trợ giúp bạn cần. Bạn đã đầu tư rất nhiều thời gian và tiền bạc vào hệ thống; đừng quên bảo vệ tài sản của bạn.

Hãy đảm bảo kiểm tra hệ thống thường xuyên và giữ nó luôn “khỏe mạnh” (Nguồn ảnh: wperp.com)

KẾT

Trên đây là 7 mẹo để bạn bắt đầu triển khai chiến lược CRM một cách trơn tru nhất. Hãy luôn chú ý những điều trên ngay từ giây phút bạn quyết định sở hữu cho một mình CRM, và chắc chắn điều đó sẽ giúp cho tổ chức của bạn trở nên tuyệt vời hơn rất nhiều!

—————————————————————————-

Chin Media – Một digital marketing agency đầy nhiệt huyết, cung cấp các giải pháp kỹ thuật số tích hợp. Được thành lập năm 2015, Chin đã giúp đỡ rất nhiều doanh nghiệp thành công với công việc kinh doanh của họ bằng các giải pháp kỹ thuật số tích hợp. Kể từ đó, với khao khát trở thành một trong những digital agency dẫn đầu tại Việt Nam, Chin Media đã không ngừng đi lên và đạt được nhiều thành tựu đáng kể, đem lại những giá trị tích cực.