CRM (Customer Relationship Management) hiện được đánh giá là một giải pháp hữu ích và phổ biến nhất trong quản trị kinh doanh đặc biệt trong một vài năm gần đây. Đi theo sự phát triển chắc chắn sẽ tồn tại và phát sinh nhiều vấn đề kèm theo. Theo một  báo cáo do IBM công bố, hiện tượng “dữ liệu bẩn” gây thiệt hại 3,1 nghìn tỷ đô la hàng năm cho nền kinh tế Hoa Kỳ. Một doanh nghiệp vừa và nhỏ có khả năng bị mất 12% doanh thu do dữ liệu bẩn hàng năm. Theo nghiên cứu, hiện tượng dữ liệu bẩn có thể ảnh hưởng đến CRM của bạn theo cách tiêu cực và nặng nề. Doanh nghiệp nên suy nghĩ thực sự nghiêm túc về hiện tượng này và cách khắc phục vấn đề trước khi doanh nghiệp của bạn chịu ảnh hưởng mặc dù bạn đã chi rất nhiều cho nguồn lực quản lý quan hệ khách hàng.

Dữ liệu CRM bẩn là gì và khắc phục thế nào? (Cre: The SHERPA Project)

Dữ liệu bẩn là gì?

Sự thành công của một doanh nghiệp phụ thuộc vào các quyết định được đưa ra hàng ngày bởi ban lãnh đạo từ những quyết định nhỏ đến các quyết định lớn ảnh hưởng đến sự thành bại của một doanh nghiệp. Các quyết định này sẽ bị ảnh hưởng bởi dữ liệu được các phòng ban cung cấp cho ban quản lý để biết về tình hình chung của doanh nghiệp. Kẽ hở lớn nhất ở đây là lượng lớn thông tin doanh nghiệp có được đều ở dạng thô và cần nhiều quá trình xử lý để biến nó thành thông tin cấp chiến lược. Dữ liệu bẩn về cơ bản là thông tin thô chưa được xử lý, có sai sót lớn và có khả năng trở thành vấn đề nghiêm trọng trong CRM cũng như nếu một công ty đưa ra quyết định dựa trên đó. Dữ liệu bẩn có nhiều định nghĩa khác nhau nhưng nhìn chung nó có thể được định nghĩa là thông tin không chính xác.

Các loại dữ liệu bẩn

1. Dữ liệu gian lận: Đó là dữ liệu sai lệch được thu thập bởi con người hoặc bởi các bot trong CRM của bạn.

2. Dữ liệu không hợp lệ: Đây là dữ liệu được nhập vào các trường sai trong CRM. Loại dữ liệu như vậy có thể làm hỏng phần mềm của bạn hoặc có thể xảy ra sự cố khi xử lý thông tin trong hệ thống.

3. Dữ liệu trùng lặp: Đây là phần dữ liệu đề cập đến hồ sơ khách hàng được sao chép và bạn sẽ tìm thấy một số địa chỉ hoặc tài khoản dưới cùng tên, điều này tạo ra khá nhiều vấn đề.

4. Dữ liệu cũ: Dữ liệu không còn hữu ích do không được cập nhật kịp thời cũng là một loại dữ liệu bẩn.

5. Dữ liệu không đầy đủ: Dữ liệu thiếu nhiều chi tiết thích hợp.

Input của hệ thống CRM (cre: GoSite)

Làm thế nào để giữ cho dữ liệu sạch?

Bất kể doanh nghiệp của bạn đang làm trong lĩnh vực nào, sử dụng phần mềm CRM nào, sẽ đến một thời điểm nào đó mà bạn sẽ phải đối mặt với vấn đề dữ liệu bẩn. Đó có thể là lỗi của con người, dữ liệu trôi nổi trong quá trình di chuyển dữ liệu hoặc thông tin không hợp lệ được thêm vào hệ thống thông tin. Một khi đã sai, việc tìm ra lỗi sai đó trong một rừng thông tin sẽ khiến bạn bị choáng ngợp và mất cả thời gian và công sức để tìm ra cũng như sửa chữa. Bởi thông tin trong CRM sẽ ảnh hưởng liên tiếp tới nhiều quá trình khác trong quá trình quản trị doanh nghiệp. Ngay cả dữ liệu hợp lệ cũng trở thành dữ liệu bẩn sau một thời gian nếu nó không được cập nhật thường xuyên.

Doanh nghiệp của bạn sẽ rơi vào tình trạng cực kỳ đáng lo ngại nếu dữ liệu bẩn xâm nhập vào hệ thống của bạn lâu ngày mà không phát hiện ra. Nhưng có một số cách để ngăn chặn điều này xảy ra trước. Chúng tôi muốn cho bạn biết về tất cả các bước được đề xuất cần thực hiện để thu thập dữ liệu sạch thay vì thông tin thô:

– Đảm bảo nguồn dữ liệu cần được ưu tiên hàng đầu của bạn trong tổ chức. Bạn cần đưa ra một chính sách, quy ước để đảm bảo độ sạch của dữ liệu trước khi được nhập vào hệ thống.

– Bắt đầu kiểm tra chất lượng dữ liệu ngay hôm nay và đảm bảo rằng mọi người trong công ty của bạn bắt đầu kiểm tra dữ liệu hiện có.

– Xác định các input trong quy trình làm việc mà bạn nghi ngờ rằng có nhiều khả năng dữ liệu không chính xác vào hệ thống hơn.

– Tạo một chiến lược phù hợp để sàng lọc dữ liệu không chính xác theo cách thủ công cũng như tự động.

– Cố gắng tự động nhập dữ liệu để tránh lỗi của con người.

– Đảm bảo chất lượng dữ liệu cần phải là một quá trình liên tục trong quy trình làm việc của bạn thay vì chỉ cam kết hay sàng lọc một lần.

Dữ liệu CRM sạch (cre: Bizprospex)

Dữ liệu đang dần trở thành một trong những tài nguyên quan trọng nhất mà chúng ta có thể đạt được trong xã hội ngày nay. Việc sử dụng dữ liệu đang tăng lên từng ngày đặc biệt là trong công việc kinh doanh. Để công ty thực sự phát triển bền vững và vượt trội, bước đầu tiên, hãy đảm bảo rằng hiện tượng dữ liệu bẩn sẽ được ngăn ngừa tuyệt đối trong hệ thống CRM của bạn nhé! Hy vọng bài viết này của Chin Media đã mang lại những thông tin thực sự bổ ích và cần thiết cho những người đang vận hành doanh nghiệp. Cập nhật thêm nhiều kiến thức thú vị tại Blog Chin Media và theo dõi Chin Media trên các phương tiện truyền thông để không bỏ lỡ những điều thú vị trong tương lai!