Không thể phủ nhận rằng một hệ thống CRM tốt dần trở thành công cụ bắt buộc đối với bất kỳ doanh nghiệp nào. Bất kể quy mô công ty của bạn là bao nhiêu, phần mềm CRM phù hợp có thể giúp bạn duy trì khả năng cạnh tranh bằng cách cho phép quản lý hệ thống vận hành một cách chặt chẽ và có hiệu quả. Vậy đâu là những giải pháp CRM phù hợp với doanh nghiệp? Bài viết này sẽ giúp bạn tìm ra những tiêu chí để lựa chọn.

Tìm hiểu về CRM (Ảnh: w3-lab.com)

Lợi ích mà giải pháp CRM mang lại cho doanh nghiệp

• Theo dõi các tương tác của doanh nghiệp với tất cả khách hàng
• Kiểm soát nỗ lực bán hàng và tiếp thị một cách có hệ thống. Từ đó đưa ra những phân tích, chỉ số đo lường để tìm ra giải pháp phù hợp
• Duy trì mối quan hệ với khách hàng hiện tại và tăng khả năng tiếp cận với khách hàng mới.
• Bán nhiều sản phẩm và cung ứng nhiều dịch vụ hơn
• Cải thiện giao tiếp giữa nhóm bán hàng và tiếp thị

Tuy nhiên, việc lựa chọn hệ thống CRM phù hợp cho doanh nghiệp của bạn không phải là điều dễ dàng. Đó là lý do mà mỗi doanh nghiệp trước khi cân nhắc việc sử dụng nền tảng CRM nào đều cần phải có chiến lược xác định những tiêu chí phù hợp nhất với doanh nghiệp của mình. Trên thực tế, điều quan trọng hơn là đánh giá cẩn thận nhu cầu kinh doanh của bạn. Sau đó, kết hợp chúng với chức năng được cung cấp, ngân sách hiện có và quyết định xem bạn có cần tất cả hay chỉ một số chức năng mà giải pháp CRM cung cấp hay không.

Những tiêu chí khi lựa chọn giải pháp CRM cho doanh nghiệp:

1. Quyết định triển khai CRM: Cloud (đám mây) và On-premise

• Với giải pháp đám mây (Software-as-a-Service / SaaS) lưu trữ trên máy chủ

Bạn không cần máy chủ hoặc chuyên môn kỹ thuật chuyên nghiệp khi triển khai CRM. Tất cả những gì mà doanh nghiệp cần làm đó là chỉ cần đăng nhập vào CRM dựa trên đám mây trong trình duyệt Internet của mình và mọi công cụ, tính năng đã được sẵn sàng. Tất cả thông tin nằm trên máy chủ của nhà cung cấp. Tuy nhiên, bạn phải trực tuyến mọi lúc vì nếu kết nối Internet của bạn không thành công, bạn sẽ không thể truy cập dữ liệu của mình.

Lưu ý khi triển khi hệ thống CRM vào doanh nghiệp (Ảnh: salesbabu.com)

• Với giải pháp lưu trữ cục bộ (on-premise)

Doanh nghiệp có khả năng sở hữu phần mềm CRM và được lưu trữ tại vị trí cục bộ của doanh nghiệp. Do đó, bạn sẽ có quyền truy cập trực tiếp vào các máy chủ nếu bạn muốn tích hợp với các ứng dụng khác của khách hàng. Hơn nữa, doanh nghiệp không phải trả bất kỳ chi phí bảo trì hay duy trì định kỳ theo tháng hoặc năm. Tuy nhiên, bạn sẽ cần phải có nhân viên công nghệ thông tin nội bộ có trình độ cao và mua phần cứng, phần mềm cần thiết, cũng như phải chịu chi phí trả trước cao hơn.

2. Hiểu rõ những tính năng CRM thực sự cần thiết

Doanh nghiệp của bạn sẽ luôn có những quy định nhất quán về quy trình vận hành. Vì vậy, chỉ sử dụng giải pháp CRM với các chức năng tiêu chuẩn, cơ bản hoặc phù hợp nhất với nhu cầu từ đội ngũ bán hàng hoặc marketing của doanh nghiệp. Khi doanh nghiệp đang lên kế hoạch phát triển, nhu cầu sử dụng CRM cũng ngày càng tăng. Đó là lý do vì sao bạn cần đảm bảo rằng giải pháp CRM bạn chọn có thể dễ dàng nâng cấp lên phiên bản phức tạp hơn.

Một điều khác cần lưu ý đó là phần mềm CRM thường đi kèm với nhiều chức năng cần thiết để thu hút doanh nghiệp. Tuy nhiên, vì sao phải trả tiền cho những chức năng bạn không cần hoặc không sử dụng? Hãy tự hỏi liệu mọi người trong công ty của bạn có thực sự cần tất cả những tính năng mà CRM cung cấp hay không? Điều này cũng áp dụng cho số lượng người dùng và nhân viên trong công ty vì đôi khi các bộ phận bán hàng có thể cần một CRM với bộ bán hàng nâng cao và khả năng sử dụng CRM trên thiết bị di động của họ. Trong khi đó nhóm marketing của bạn có thể chỉ cần sử dụng chức năng liên quan đến tiếp thị.

3. Đảm bảo hệ thống tích hợp với các ứng dụng khác

Đây là một trong những điều quan trọng nhất cần xem xét khi lựa chọn một CRM cho doanh nghiệp. Bạn không nên mua một giải pháp CRM giống như một công cụ mở rộng cho việc vận hành doanh nghiệp, ngược lại bạn ứng dụng CRM để giúp tối ưu hóa hoạt động kinh doanh của mình. Đó là lý do tại sao bạn cần đảm bảo rằng hệ thống CRM có thể tích hợp với các ứng dụng khác mà bạn đã có.

Tối ưu hệ thống CRM với nhiều thiết bị (Ảnh: soffront.com)

Giờ đây, chúng ta không chỉ nói về tích hợp với Office 365 hoặc tích hợp Google G-Suite. Tất nhiên, những tích hợp này rất quan trọng, nhưng hơn thế phần mềm CRM của bạn cũng nên tích hợp với ERP hoặc phần mềm kế toán khác, phần mềm nhân sự, trang webvà các biểu mẫu web để nhập khách hàng tiềm năng, nền tảng thanh toán và thương mại điện tử mới để đăng ký giao dịch. 

4. Yêu cầu bản demo và dùng thử miễn phí

Đừng bao giờ sử dụng hệ thống CRM một cách chính thức trước khi bạn kiểm tra và dùng thử. Giải pháp tốt nhất là bắt đầu với một bản demo trực tuyến từ nhà cung cấp được cá nhân hóa cho riêng doanh nghiệp và sau đó chuyển sang bản dùng thử miễn phí.

Trong phiên demo trực tiếp, nhân viên bán hàng sẽ hướng dẫn cách sử dụng phần mềm. Sau đó, bạn có thể hỏi những câu hỏi cụ thể liên quan đến doanh nghiệp của mình. Tiếp theo, bạn có thể chuyển sang thử nghiệm với phiên bản dùng thử để có cảm nhận tốt về cách mọi thứ hoạt động và xem điểm mạnh, điểm yếu của hệ thống. Xem xét những vấn đề như tính dễ sử dụng, chức năng chính và khả năng mở rộng.

5. Chọn nhà cung cấp theo ngành cụ thể với các đối tác địa phương

Doanh nghiệp nên tìm kiếm nhà cung cấp CRM đã làm việc với các công ty và ngành tương tự như của bạn. Chỉ cần nghiên cứu trang web của nhà cung cấp, bạn có thể biết rõ về loại hình và quy mô công ty mà họ làm việc cùng. Bạn cũng có thể kiểm tra các trang web đánh giá của bên thứ ba, chẳng hạn như Capterra hoặc FeaturesCustomers.com, để biết được những đánh giá thực tế của khách hàng, tài liệu tham khảo, điểm số chất lượng & dịch vụ,…Hãy đặt ra các câu hỏi:

• Nhà cung cấp đã từng hợp tác với các đối tác địa phương không?
• Các đối tác này chỉ triển khai CRM hay họ cũng cung cấp dịch vụ tư vấn kinh doanh?
• Đối tác địa phương có bao nhiêu kinh nghiệm với giải pháp CRM, và họ đã tham gia bao nhiêu hoạt động triển khai CRM?

Chọn nhà cung cấp phù hợp với giải pháp CRM (Ảnh: hubspot.com)

Cảm ơn bạn đã đọc qua bài viết!

Đừng quên theo dõi blog Chin Media các bài viết về digital marketing để cập nhật những công cụ quảng cáo mà các nhà tiếp thị thường sử dụng để tăng tỷ lệ chuyển đổi và giữ chân khách hàng nhé!

Nếu bạn vẫn còn gặp nhiều trở ngại trong quá trình xây dựng một chiến lược marketing tổng thể, đừng ngần ngại liên hệ với Chin Media.